Hvis du tager på ferie, skal du lade alt være bundet og godt bundet. Hvis du normalt kommunikerer med dine klienter, samarbejdspartnere og kolleger via e-mail, vil det være nødvendigt for dig at aktivere de såkaldte automatiske svarmeddelelser for at underrette dem om, at du nyder en hvileperiode, og at du indtil din tilbagevenden ikke vil være i stand til at svare på dem for at administrere deres anmodning. . For bare et par dage siden fortalte vi dig, hvordan du aktiverer det automatiske svar i Gmail . Men hvis du bruger Outlook , skal du følge en anden procedure. Opsætningen tager kun et par minutter. Du vil se, at det er meget let, hvis du følger disse tip:
1) Hvis du bruger Outlook 2010, skal du kun åbne programmet og klikke på menuen Filer> Information> Automatiske svar .
2) Klik på knappen Automatiske svar, og vælg indstillingen Send automatiske svar . En opsætningsmenu aktiveres hurtigt. En slags assistent, hvor du kan skrive den besked, du vil sende til dine kontakter.
3) Først ja, du bliver nødt til at vælge, hvor længe du vil sende svaret uden for kontoret til de mennesker, der kontakter dig. Du kan f.eks. Vælge et datointerval fra den dag, du begynder at være på ferie, indtil den samme dag, du vender tilbage. Hvis du ikke angiver en slutdato , skal du deaktivere afsendelse af meddelelser manuelt, gå tilbage over dine trin og ændre indstillingerne.
4) Nu kan du skrive din besked. Nederst i menuen finder du et hvidt felt , hvor du kan tilføje teksten, hvis du vil ved at redigere skrifttype, størrelse og farver og indtaste et link, hvis du vil omdirigere dine afsendere til et bestemt websted.
På dette tidspunkt skal vi fortælle dig, at du kan konfigurere to typer meddelelser . En for dem, der er inden for din organisation (hvis du vil indikere, at du er væk, selvom de sandsynligvis allerede ved det) og en for dem, der er udenfor, folk, der ikke behøver at vide, at du er på ferie, Medmindre du har underrettet dem personligt.
5) Endelig har du også muligheden for at oprette regler, så det automatiske reaktionssystem er så effektivt som muligt og ikke bliver en maskine til at bombardere beskeder til alle. Nogle konfigurerbare indstillinger tillader videresendelse af den indgående besked til en anden kollega, der kan svare eller behandle sagen for dig, få beskeden videresendt til en anden Gmail- eller Hotmail-konto, så vi kan gennemgå den gennem vores private konti, slette beskeder fra bestemte afsendere eller organisere meddelelser i mapper, så når vi vender tilbage til arbejde, finder vi os ikke i en absolut kaotisk indbakke.
For at tilføje nogen af disse regler (der er snesevis af muligheder for at klassificere og administrere meddelelser, mens vi er væk), skal du kun klikke på knappen Tilføj regel eller Rediger regel for at ændre den.
Foto af: Rick Scully og TripShake