10 nyttige tricks til at mestre Excel

10 nyttige tricks til at mestre Excel

At bevæge sig rundt i Excel som en fisk i vand er vigtig, hvis du vil komme videre i dit arbejde. Mens det er rigtigt, at vi i dag har flere alternativer til at oprette regneark, er Microsofts stadig et af de mest kraftfulde værktøjer til oprettelse af datafiler .

Hvad vi foreslår i dag er ti enkle, men praktiske Excel-tricks, der hjælper dig med at mestre dette nyttige værktøj . Eller i det mindste at starte. De hjælper dig med at administrere dine filer og data på en mere smidig måde og uden behov for at komplicere dig selv.

Her er  10 nyttige tip til mastering af Excel . Vi har taget den nyeste version af Excel 2016 som basis for de fleste optagelser, selvom de fleste tip også fungerer med tidligere versioner af programmet.

Flyt data i Excel

1. Flyt data

Lad os starte med noget grundlæggende. Overfør data fra en celle til en anden . En af de handlinger, vi udfører mest, når vi arbejder med et Excel-dokument. Det er faktisk en meget grundlæggende gestus, men en der burde være kendt.

Så hvis det, vi ønsker, er at flytte en kolonne med alle de data, den indeholder , ville det være nok at vælge den og flytte musen til kanten, indtil et pilekors vises. Så skal du bare trække kolonnen for at placere den på det rigtige sted. Hvis vi også vil kopiere disse data, er det kun nødvendigt at trykke på kontroltasten. Og træk derefter.

Når vi har valgt en Excel-kolonne, skal du blot flytte markøren til en af ​​kanterne, indtil krydshårene vises, og træk derefter kolonnen

Vælg alle i Excel

2. Vælg alle

Når du skal vælge en hel datatabel i Excel, kan arbejdet være meget besværligt. Især hvis dokumentet er stort. Nytten ved at vælge alt er meget praktisk, når man f.eks. Eksporterer data til en anden tabel. Det eneste du skal gøre, hvis du bruger en version før Excel 2016, er at trykke på tastekombinationen Control + A. Derefter kan du udføre alle de handlinger, du overvejer (kopiere, klippe ...). I tilfælde af brug af Excel 2016 er den genvej, der har fungeret for os,  Control + Shift + mellemrumstasten.

Du skal også vide, at der er en endnu hurtigere måde at vælge alt, hvad der fungerer i disse versioner. Og det er at trykke på pilen, der er lige i hjørnet af Excel-tabellen (over nummer 1 og ved siden af ​​bogstavet A). Bare et klik er nok. Det er ikke et af de smarteste Excel-tricks langt fra det, men det sparer dig tid.

Excel Quick Access Toolbar

3. Tilføj hurtig adgang til et værktøj

Hvis du regelmæssigt arbejder med Excel, ved du, hvor vigtigt det er at have alle værktøjerne ved hånden . Ellers spilder du meget tid, og du bruger mere tid på at finde knapper og genveje end at gøre dit eget arbejde. Hvad gør vi så?

Nå, meget let. Opret hurtige genvejsknapper til de værktøjer, vi bruger mest. I princippet har du med den oprindelige version af Microsoft Excel tre hurtige adgangsknapper , som du finder placeret øverst i menuen. De er Gem, Fortryd skrivning og Gentag skrivning.

For at ændre eller tilføje nye genveje er alt, hvad du skal gøre, at få adgang til sektionen Filer> Indstillinger> Hurtig adgangslinje . Tilføj de knapper, du finder passende, og fjern dem, der ikke er nyttige for dig. Når du er færdig, skal du vælge OK.

Excel-værktøjslinje

En anden mulighed for at få adgang til denne funktion er at klikke på knappen med pilen lige til højre for hurtigkommandoknapperne. Derefter åbnes en kontekstmenu med de mest almindelige adganger, som vi kan placere. Hvis du klikker på "Flere kommandoer ..." åbner vi indstillingsvinduet, som vi talte om lige før.

Excel-indstillinger

4. Begrænser de data, der kan indtastes i regnearket

Forestil dig, at du arbejder med data, og at den kun bevæger sig i en række værdier. For eksempel med pristabeller, hvis maksimale værdi aldrig overstiger 10.000. I lignende tilfælde kan det være en fordel at sætte en række grænser for input af data, så der vises en advarsel hver gang vi går uden for dette interval.

For at gøre dette skal du gå til dataindstillingen øverst og derefter datavalidering. På fanen Konfiguration kan de forskellige grænser etableres, både gennem numeriske værdier og længden af ​​teksten , der giver os mulighed for at indtaste i cellen. Hvis vi deler arbejde med andre mennesker (eller ønsker at indstille en påmindelse), kan vi inkludere en inputbesked og tilpasse selve fejlmeddelelsen.

5. Skjul rækker

Et andet nyttigt Excel-trick, der kan give os meget spil, er at skjule rækker, som vi ikke ønsker at være synlige. Ideen er, at du kan skjule nogle kolonner med resultater, der ikke er interessante, eller som kan / bør forblive private . Dette er især nyttigt, når du deler et arbejdsdokument, men som det ikke er vigtigt at se "bagrummet" på.

For at skjule rækker er det bedst at vælge de pågældende celler og derefter klikke på kombinationen Kontrol og 9. Du vil se, at de forsvinder med det samme. Hvis du vil gendanne dem, har du det ret nemt. Du skal bare kombinere følgende taster: Control + Shift + 8 . De vises straks igen.

fuzzy search excel

Fuzzy Search View i Excel 2010

6. Udfør en fuzzy søgning

Som navnet antyder, er fuzzy søgninger en mekanisme til at finde elementer eller værdier, som vi ikke er helt klare, eller som vi ikke kan huske med præcision. Normalt at foretage en søgning i Microsoft Excel kun behøver at trykke Ctrl + B . En menu aktiveres straks, så vi kan indtaste parametrene.

Hvis du ikke er sikker på, hvad du lige leder efter, kan du bruge spørgsmålstegnene og stjernen . Den første bruges til at repræsentere et tegn, og stjernen kan repræsentere en eller flere.

Indsæt flere rækker eller kolonner i Excel

7. Tilføj flere rækker eller kolonner på én gang i Excel

Det kan tilsyneladende være let at indsætte en ny række eller kolonne. Men hvad sker der, når vi skal tilføje mere end en række eller kolonne, og vi ikke ønsker at spilde tid? Bare rolig, du behøver ikke gentage operationen flere gange. I dette tilfælde er alt hvad du skal gøre, at vælge det antal rækker eller kolonner, du vil have (to eller flere, i dette tilfælde).

Højreklik derefter på de fremhævede rækker eller kolonner. Hvad du skal gøre næste er at vælge Indsæt indstilling i rullemenuen . Straks er rækkerne eller kolonnerne blevet tilføjet lige til venstre for den, du oprindeligt valgte.

excel kommentar

Kommentarvisning i Excel 2010

8. Indsæt en kommentar i en celle

Indsættelse af kommentarer i en celle kan være meget nyttigt, hvis vi arbejder på et samarbejdsdokument eller sender det til nogen. Eller endda hvis vi ved at lave dokumentet alene vil medtage vejledende noter til senere revisioner.

Opret en kommentar i Excel

For at indsætte en kommentar ville det være nok at placere os på den celle, der interesserer os og trykke på Skift-tasten og F2 . Du vil se, at en lille boks er aktiveret, hvor du kan inkludere al den tekst, du har brug for. Denne boks kan ændres ved at trække musen på et af kantpunkterne.

Når du er færdig med kommentaren, forsvinder den fra standardvisningen og vises med et lille ikon i selve cellen . Hver gang du holder markøren over den, vises markøren igen. Forresten, for at redigere eller slette kommentaren skal du bare klikke på højre museknap og vælge indstillingen.

9. Gennemse hurtigt

At navigere gennem et Excel-dokument med mange data kan ende med at blive meget kedeligt. Den bedste ting at gøre i disse tilfælde er at bruge genvej til hurtig navigation. Tryk på kontroltasten, samtidig med at du trykker på en hvilken som helst anden piletast på tastaturet . Du vil se, at bevægelsen er hurtig og smidig. Det interessante ved denne måde at bevæge sig på er, at det kun gør det mellem celler, der har data, så du vil hurtigt springe dem, der er tomme.

Indtast nummer nul Excel

10. Inkluder værdier, der starter med 0

Og vi slutter med et simpelt Excel-trick, men meget nyttigt i visse tilfælde. Normalt når vi tilføjer en værdi, der starter med nul, fjerner Excel den. Alt du skal gøre i disse tilfælde er at inkludere et tilbud før det første nul . Så let. Når nummeret er indtastet, vises det uden anførselstegnet og med nul.

Dette er blot nogle af de Excel-tricks, som vi kan opdage, når vi bruger programmet. Det skjuler mange flere og med et stigende niveau af kompleksitet.