Store eller mellemstore virksomheder har et system med faktureringsprogrammer, der hjælper dem med nøje at holde deres regninger og nuværende eller ekstraordinære udgifter. De små freelancere klarer sig dog normalt så godt de kan. Nogle gange holder de styr på deres fakturaer i Excel-dokumenter. Og i værste fald kan de endda gøre fakturaerne i et enkelt Word . Dette, i det lange løb, ender med at blive et problem.
Først og fremmest, fordi enhver freelancer - uanset hvor lille - har til at holde en udtømmende kontrol med deres økonomi. Sørg for, at alle dine fakturaer er i orden, at tilbageholdelserne beregnes korrekt, og at de i sidste ende modtager og betaler betalingerne fra leverandørerne til tiden .
På Internettet er der utallige forslag, både til software og onlinetjenester, til styring af fakturering. De fleste af dem tilbyder os dog en gratis prøveperiode, og fortsæt derefter til en betalt service , som det ikke altid er let for mange freelancere at antage.
Uanset din situation, hvis du overvejer at organisere dine fakturaer og holde en god kontrol over dine udgifter, vil vi i dag anbefale et værktøj, som vi har testet. Og det gør vidundere for os. Det er også gratis og inkluderer ikke nogen prøveperiode eller begrænsning af dets funktioner.
Selfconta, et gratis system til at beholde din fakturering
Vi har prøvet og søgt på mange værktøjer, men det er en af dem, der har overbevist os mest. Faktisk bærer vi allerede vores fakturering gennem Selfconta. Dette kaldes dette system.
Det er intuitivt, let at bruge og indeholder meget hjemmelignende meddelelser og anvisninger. Dette er ikke imod dig, tværtimod. Og det gør det, en gang for alle, at opgaven med at lave fakturaer ikke er en prøvelse . Især hvis det er det, du mindst kan lide ved dit job. For i tilfælde af selvstændige skal du antage alt!
Men begynd at bruge Selfconta nu. Alt du skal gøre er at få adgang til denne side og registrere dig. Klik på Tilmeld dig gratis! og indtast din e-mail-adresse og adgangskode. Ved at oprette en konto begynder du at få adgang til dette faktureringsværktøj. Det vil også være nødvendigt at medtage dine data som freelancer eller virksomhed , da disse skal vises på alle dine fakturaer.
Når du er inde, anbefaler vi, at du gemmer adressen //mispapeles.es/login.php i dine favoritter. Herfra har du direkte adgang til din fakturering , når som helst du vil.
Sådan starter du oprettelse af fakturaer
Når du er inde, vil du se, at du ikke har nogen indtægter eller udgifter til at begynde med. Det er normalt, du er ikke blevet frigivet endnu! For at oprette en første faktura skal du klikke på Indkomst (den første mulighed i øverste bjælke). Klik blot på knappen Opret.
En tom side åbnes, og du bliver nødt til at indtaste de første data . Dette inkluderer:
- Kundenavn
- Kunde-id / CIF
- Dato (hvis du ikke ændrer den manuelt, vises datoen i dag)
- Fakturanummer (en tildeles fortløbende)
Tilføj kundedata
Hvis klienten er ny, skal du indtaste alle deres komplette data. I dette tilfælde aktiveres et vindue automatisk, og her kan du indsætte navn og postnummer. Hvis kunden identificeres inden for Selfconta , tilføjes de andre data sandsynligvis automatisk. Dette kan ske i tilfælde af store virksomheder, eller som allerede tidligere er blevet identificeret af andre Selfconta-brugere.
Hvis systemet ikke gør tingene lettere for dig, skal du være den, der tilføjer DNI / CIF og de valgfri data (land, provins, by, adresse, kontaktperson, telefon og e-mail). Hvis du indtaster en e-mail-adresse, har Selfconta ansvaret for at sende fakturaen direkte til klienten (forudsat at du har givet denne ordre).
Føj koncepterne til fakturaen
Lad os nu fortsætte med begreberne, den centrale del af fakturaen. Her skal de tjenester eller produkter, som du har tilbudt din klient, og som du vil modtage den tilsvarende betaling for , specificeres . I den første boks skal du vælge, om du har foretaget et salg af varer, om du har leveret en tjeneste, eller om det er en lejeindkomst. Selvom du skal vide, at her kan du generere det produkt eller den tjeneste, du foretrækker. Du har absolut frihed til at tilpasse det til dine behov og dine virksomheds behov.
Derefter bliver du nødt til at skrive beskrivelsen af produktet eller tjenesten , mængden, enhedsprisen, og hvis du vil anvende enhver rabat. I slutningen af samme linje vil du se, at der er to kasser til skat. Den første er for moms (vælger den gældende sats, enten 20, 10, 4 eller 0%) og den anden for tilbageholdelse af personlig indkomstskat (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% og 24%).
Husk, at disse skal anvendes på hvert eneste koncept og ikke i slutningen, som det normalt gøres i mange fakturaer. Se godt på dette, for hvis du ikke er klar over det, kan du glemme det og ende med at generere en forkert faktura.
Systemet beregner automatisk procenterne. Samt at tilføje og trække alle nødvendige mængder . Hvad du til sidst får, er en komplet faktura uden fejl og med alle anvendte beregninger.
Inkluder oplysninger om indsamlingssystemet
Nederst på fakturaen skal du angive betalingsmetoden . Her har du forskellige muligheder (check, kontanter, kredit, tilbagebetaling af depositum, pengebrev, PayPal, autogiro, bankoverførsel, kreditkort og bankoverførsel). Afhængigt af den valgmulighed, du vælger, er det nødvendigt at angive en bankkonto.
Når du er færdig, skal du klikke på Gem eller Gem og afslut, hvis du vil hente en anden faktura eller lukke faktureringsprogrammet. Inden for samme afsnit har du mulighed for at sende fakturaen til kunden (via e-mail) eller udskrive den, enten på papir eller at generere et PDF-dokument.
Sådan oprettes tilbagevendende fakturaer
Selfconta indeholder forskellige muligheder for at gøre dette faktureringssystem mere personligt og praktisk. En af de vigtigste er den, der kaldes tilbagevendende regninger . Hvis du altid tilbyder den samme service til en kunde og betaler for en månedlig service, kan du aktivere denne mulighed.
Dette er en funktion, der giver dig mulighed for at sende en tilbagevendende faktura til en kunde månedligt. På denne måde, hvis du f.eks. Fakturerer 300 euro pr. Måned for en bestemt tjeneste , er det ikke nødvendigt for dig at generere fakturaen manuelt hver måned. Selfconta sørger for at gøre det med alle de data, du har indtastet.
Derudover skal du have tilføjet kundens e-mail-adresse, så systemet automatisk kan sende det. Og du behøver ikke engang at klare det. For at aktivere denne mulighed skal du få adgang til en af de genererede fakturaer og rulle til bunden. Når du er her, skal du kontrollere indstillingen Gør tilbagevendende . Du behøver ikke gøre noget andet.
Hvis du vil se, hvad dine tilbagevendende fakturaer er, skal du blot gå til indkomst> Tilbagevendende fakturaer . Herfra kan du udføre alle de trin, du finder nødvendige for denne type faktura.
Tilpas fakturaer
Hvis du vil, vil Selfconta også tilbyde dig muligheden for at personalisere dine fakturaer. På denne måde kan du tilpasse dem efter din smag (æstetiske) og vælge de farvekombinationer, du bedst kan lide. For at gøre dette skal du klikke på knappen Indstillinger (det er tandhjulet øverst til højre) og vælge Fakturadesign .
Her kan du få adgang til forskellige designs , uploade dit logo, vælge kombinationen af to farver og to typer bogstaver, den ene til titlerne og den anden til teksten. I slutningen kan du også vælge, om du vil tilføje felter til valgfri data (titel, betalingsfordeling, annoteringer, rabatprocent, tilbageholdelsesprocent og telefon). Når du er færdig, skal du klikke på knappen Gem.
Sådan styrer du dine udgifter, laver budgetter og følgesedler
Hvis du vil, kan du kun bruge dette værktøj til at kontrollere dine fakturaer . Især hvis du allerede har hjælp fra en manager. Men hvis dette ikke er tilfældet, og du vil have fuld kontrol over din økonomi som freelancer, har du muligheden for at tilføje udgifter til systemet. Proceduren er nøjagtig den samme som du bruger til at registrere fakturaer.
Kun i dette tilfælde skal du klikke på sektionen Udgifter. Tryk på knappen Opret for at tilføje en ny udgift og vælge udbyderen. Du kan indtaste det på samme måde, som du har genereret en kunde. Og gentag det så mange gange som nødvendigt.
På den anden side skal du huske på, at inden for dine administrations- og ledelsesopgaver vil der også være at udarbejde budgetter og følgesedler . Dette er en mulighed, som du finder i afsnittet Mere. Herfra kan du oprette alle disse dokumenter og holde dem i orden.
Derudover kan du også downloade rapporter for at kontrollere dine statskasseudgifter . Du kan downloade dem i Excel-format for at administrere dem senere efter dine behov.
Se dine indtægter og udgifter i en graf
Ting ser altid bedre ud, hvis de er på en graf. Og det samme vil ske med din indkomst og dine udgifter. Så snart du får adgang til dette værktøj, vil du se et resumé af alle dine økonomiske oplysninger (forudsat at du selvfølgelig har indtastet det). Således kan du ved et overblik kontrollere følgende:
- Hvor meget har du faktureret?
- Hvor meget skylder de dig?
- Hvor meget har du tjent?
- Hvor meget betaler du i moms?
Dette vil være meget godt for dig at undgå overraskelser, når du betaler din kvartalsafgift. Og du vil være i stand til at få en meget omtrentlig idé - hvis ikke nøjagtig - af de penge, du skal spare eller administrere. Øverst på skærmen lige over graferne kan du foretage et valg efter måneder, kvartaler eller år .
Hvis du vil, kan du også angive, hvad dine mål er, både i afsnittet om indtægter og udgifter. Du skal bare trykke på knappen Tilpas . En side vises med indtægter og udgifter for hele året. Indtast blot tallene for hver af månederne og tryk på Gem-knappen. Hver gang du åbner værktøjet, kan du kontrollere, om du har nået dine mål.