Hvis du bruger din Gmail-e-mail til både arbejde og personlige forhold, er din indbakke sandsynligvis et rod. Da vi brugte Outlook, var vi vant til at oprette mapper og flere mapper for at holde vores meddelelser godt klassificerede.
Faktisk gav det os en fornemmelse af, at det med Gmail er sværere at organisere. Men i virkeligheden er det ikke sådan. Google-e-mail har til rådighed et stort antal værktøjer, der kan hjælpe os (og meget) med at holde vores mail i orden .
I dag vil vi give dig nogle tip. Så din Gmail- indbakke holder op med at være dit værste mareridt . Lad os tage derhen!
Tilpas din indbakke
I nogen tid nu tilbyder Gmail os muligheden for at klassificere meddelelser gennem faner. Dette er en super vigtig mulighed, fordi den (endelig) efterlader beskederne, der svarer til abonnementer, tilbud og andre annonceringsindviklinger . Og det gør nøjagtigt det samme med meddelelser om sociale netværk og andre tjenester, som du abonnerer på.
Den første ting du skal gøre er at aktivere disse faner. Hvis du allerede har dem, har du mulighed for at tilføje flere. Og for at gøre dette skal du bare trykke på knappen More, der er placeret yderst til højre på bakken. Du vil se, at du kan vælge følgende: Main, Social, Promotions, Notifications and Forums .
Men du kan stadig tilpasse din indbakke yderligere. Og hjælpe dig ved at fremhæve de meddelelser, der er vigtigst. Klik på den lille pil inden for indbakkeindstillingen for at vælge den ønskede type indbakke .
Vælg at se det vigtigste eller ulæste først for at organisere dig selv efter dine behov . På denne måde går ingen andre e-mail-beskeder tabt i limbo.
Brug farvede etiketter og stjerner
Har du nogensinde brugt farvede etiketter og stjerner? Du finder etiketterne som standard, og du kan oprette dem fra hver e-mail. Du kan også gøre det fra venstre side af indbakken. Tryk på Mere, og vælg Opret ny etiket. Du bliver nødt til at give det et navn og klikke på Opret. Derefter kan du også vælge en farve.
Etiketterne vises i venstre side af siden. Så du kan altid se alle e-mails, der er klassificeret inden for dette tag .
En anden mulighed er farvede stjerner. Inde i indbakken kan du klikke til venstre for meddelelsen for at skille sig ud . Hvis du har beskeden åben, behøver du kun klikke på Mere og Fremhæv. Men hvad hvis jeg vil have andre stjerner og farvede skilte? Tryk så mange gange, som du vil have den, du har brug for.
Hvis du endnu ikke har aktiveret de farvede stjerner, skal du få adgang til sektionen Indstillinger. Klik bare på tandhjulet (øverst til højre på siden) og gå til sektionen Stjerner . Træk de stjerner, du vil bruge, til afsnittet "I brug". Gem dine ændringer nederst på siden.
Sorter meddelelser automatisk
Hvis du allerede har oprettet alle de nødvendige mapper og etiketter, er det vigtigt, at du opretter en regel, så disse meddelelser klassificeres automatisk, når du indtaster din indbakke. Gå til mailindstillingerne og klik på fanen Filtre og blokerede adresser.
Klik på Opret et nyt filter. Du bliver nødt til at indtaste de parametre, du overvejer. For eksempel meddelelser fra en bestemt afsender (eller flere), bestemte emner, nøgleord ... Vælg derefter Opret filter . Du kan vælge forskellige muligheder. Når du er færdig, skal du klikke på den blå Opret filterknap.
Aktivér forhåndsvisning
Preview-funktionen er en funktion, der har været tilgængelig i lang tid, men sandheden er, at den stadig er i Gmail-laboratoriet. Hvad det giver dig er evnen til at læse en besked uden at skulle åbne den . På denne måde, hvis du har hundreder og hundreder af beskeder at åbne, vil denne funktionalitet være fantastisk for dig at organisere dig selv bedre.
For at aktivere eksempelvisningen skal du gå til Indstillinger og fanen Labs. Find funktionen Eksempel, og vælg Aktiver. Når du er færdig, skal du ikke glemme at gemme dine ændringer.
Slet unødvendige filer
Hvis du er en af dem, der modtager mange e-mails om dagen, skal du hellere begynde at slette unødvendigt indhold. Glem ikke det faktum, at Google kun tilbyder 15 GB, og at du muligvis snart udfylder dem. I dette tilfælde er det bedst at tømme papirkurven. Du kan også tømme spam, fordi det sandsynligvis akkumuleres hundredvis af beskeder der.
Men hvis det, der bekymrer dig, er de tungere meddelelser, anbefaler vi, at du foretager en søgning i bjælken med angivelse af "større" efterfulgt af et kolon og den størrelse, du vil søge efter. For eksempel kan du angive meddelelser op til 50 megabyte "50 m". Det eneste du skal gøre næste er at slette de beskeder, du ikke har brug for.
Modtag meddelelser på dit skrivebord
Hvis du normalt arbejder på din computer og ikke ønsker at se Gmail-bakken hele tiden , skal du aktivere skrivebordsunderretninger. På denne måde vil du straks se de e-mails, du har modtaget, og du kan åbne dem, hvis du finder dem vigtige.
For at aktivere denne indstilling skal du gå til sektionen Indstillinger og gå til sektionen Desktopnotifikationer . Vælg Aktivér nye e-mail-underretninger, Aktivér vigtige e-mail-underretninger eller Deaktiver e-mail-underretninger. Gem ændringerne.
Foretag smartere søgninger
Det er vigtigt for hurtigt at finde de filer, du har brug for, for at komme videre i din dag til dag. Du kan ikke spilde tid på at rulle gennem siderne i din e-mail . Du har forskellige muligheder for at indsnævre dine søgninger:
- fra: og et for- og efternavn (hvis du vil) for at finde alle de beskeder, som nogen har sendt dig
- emne: at finde et bestemt emne
- har: vedhæftet fil for at finde meddelelser med vedhæftede filer. Hvis du vil, kan du kombinere denne mulighed med fra: og personens navn for at finde en persons vedhæftede filer
- - (en bindestreg) for at udelukke bestemte udtryk, hvis du vil udelade specifikke beskeder, som du udvekslede med nogen eller om et bestemt emne
- ELLER: når du ikke ved, hvordan man søger, for eksempel fra: ana ELLER fra: jesús
- "" (Citater): hvis du vil søge efter meget specifikke ord
- () (parenteser) : hvis du vil sammenføje to uadskillelige begreber
- i: og navnet på den mappe, du vil finde
Med disse tip vil du have organiseret din indbakke ganske godt. Så alt hvad du skal gøre er at omsætte dem i praksis og vænne sig til, hvordan de fungerer. Hvis du følger disse tip, vil din Gmail-indbakke misundes dit nabolag.