Outlook er et af de mest populære e-mail-værktøjer . Vi har brugt dette program i mange år til at administrere vores e-mail. Ikke overraskende er det et effektivt system udstyret med utallige værktøjer, der hjælper os meget med at blive organiseret.
Og det er, at Outlook udover at arbejde som en bakke til vores e-mail, også fungerer som en dagsorden og giver os mulighed for at konfigurere alarmer til enhver begivenhed eller opgave . I dag satte vi os for at besvare 20 praktiske Outlook-spørgsmål. Vi håber, du finder dem nyttige.
1. Kan jeg bruge tastaturgenveje?
Selvfølgelig. Dette er en af de mest praktiske funktioner, som alle programmerne i Microsoft Office-pakken har. Hvis du lærer disse tastaturgenveje, kan du administrere din mail hurtigere . De mest anvendte er følgende:
- Alt + S : Send en e-mail
- Ctrl + R : Svar på en e-mail
- Ctrl + M : Send og modtag e-mails
- Alt + W : Gå til næste e-mail, eller skift til den ugentlige kalendervisning
- Alt + R : Besvar alt, eller skift til ugentlig arbejdskalendervisning
- Ctrl + G : Åbn boksen "Gå til dato" for at springe til den dag, vi ønsker i kalenderen
2. Er det muligt at slette de meddelelser, der ikke interesserer mig på en mere automatisk måde?
Ja, og det er en god måde at administrere dine beskeder hurtigere på. Alt du skal gøre er at oprette en regel. For eksempel, hvis du er interesseret i at slette meddelelser fra en bestemt afsender, skal du bare gøre følgende: Klik på meddelelsen med højre museknap og vælg derefter Opret regel. Kontroller indstillingen Slet, og angiv afsenderen . Når du er færdig, skal du ikke glemme at klikke på Opret regel eller OK.
3. Er det muligt at oprette en eller flere signaturer til e-mails?
Selvfølgelig. Det er en af de mest klassiske funktioner i Outlook. Hvis du vil oprette en signatur eller forskellige signaturer til dine e-mails, skal du gøre følgende: skriv en ny e-mail, åbn en ny besked. Klik på knappen Signatur for at konfigurere den: du har mulighed for at tilføje så mange, som du vil.
Når du vil føje den til e-mailen, skal du bare klikke på den, så den indsættes automatisk . Gentag den samme proces for alle underskrifter, du skal medtage.
4. Hvordan kan jeg spare tid på at skrive en besked?
Der er en funktion, der giver os mulighed for at indsætte visse hurtige elementer i teksten. De kan være sætninger eller fragmenter, som du ofte skriver. For at føje dem til en e-mail automatisk skal du markere teksten og klikke på Hurtige emner> Indsæt . Indtast et navn. Du kan indsætte dem, når du vil, og du behøver ikke omskrive det.
5. Hvordan indsættes et billede i mailen?
Hvis du vil indsætte et billede i en e-mail, så det vises med den tekst, du har tilføjet, er det også let for dig. I stedet for at tilføje en vedhæftet fil skal du klikke på menuen Indsæt> Billede eller Clipart. Billedet indsættes direkte i selve meddelelsen, og du kan redigere og ændre størrelsen på det, som du vil.
6. Hvordan effektiviseres søgninger?
Du ser ofte efter den samme ting. For eksempel de e-mails, som Marta sender dig. For at gøre disse søgninger mere effektive kan du oprette en søgemappe. Opret en ny søgemappe , vælg mellem forskellige standardindstillinger (specifikke personer, vigtige e-mails ...) og konfigurer en tilpasset søgning.
For at finde meddelelser hurtigere kan du også bruge filtre. Inden for filter-e-mail- indstillingen kan du vælge fanen Start og vælge, hvilken type e-mails du vil se: de ulæste, vælg kategorier med vedhæftede filer eller dem, der er modtaget i denne uge.
7. Kan jeg bedre organisere min mail?
Der er et afsnit, hvorfra du kan oprette regler. Dette betyder, at hvis du vil, kan du udføre forskellige automatiske handlinger på din e-mail. Og dette vil gøre tingene meget lettere for dig. Klik blot på menuknappen Regler og alarmer .
Vælg Ny regel for at konfigurere den indstilling, du overvejer . Du vil se, at du kan markere beskederne fra en bestemt person til opfølgning, flytte beskeder til bestemte mapper eller afspille bestemte lyde, når du modtager e-mails fra nogen. Indstillingerne er meget brede og fuldt konfigurerbare.
8. Hvad hvis jeg vil sende en besked uden at vise nogen modtager?
Det er en meget enkel gestus, men mange glemmer det. Og dette sker meget ofte. Hvis du vil sende meddelelser uden at vise nogen modtagere, er alt, hvad du skal gøre i Outlook, tilføje alle modtagerne i boksen Bcc i stedet for CC. På denne måde kan ingen se, hvem der ellers har modtaget beskeden.
9. Kan en e-mail sendes til et bestemt tidspunkt?
Det er ret nemt at planlægge en e-mail-besked. Gå til knappen Forsink levering inden for den pågældende besked. Herfra kan du vælge, hvornår du vil sende beskeden og mange andre muligheder. På denne måde kan du levere din besked på det tidspunkt, du ønsker.
10. Hvordan konfigureres et automatisk svar?
Det er ferietid, så du er nødt til at oprette klassiske autosvarbeskeder. De er meget nyttige til at advare vores kontakter om, at vi ikke vil være tilgængelige i visse dage. For at konfigurere det skal du vælge Filer> Automatiske svar> Send automatiske svar.
Du kan indstille et bestemt interval for, at disse meddelelser skal sendes automatisk. Selvom du også kan deaktivere svarene manuelt. I rummet I min organisation bliver du nødt til at skrive det svar, der interesserer dig, og klikke på OK.
11. Har jeg mulighed for at tilføje noter eller påmindelser?
Selvfølgelig har vi allerede angivet, at Outlook er et meget nyttigt værktøj til styring af e-mail, men også til at fungere som en assistent. Du kan tilføje noter ved at klikke på følgende Ctrl + Shift + N . Du vil se, at der straks vises en slags note, der ligner en post-it, som du kan hænge i ethvert rum.
Først har den en gullig tone som den rigtige post-its , men du kan ændre tonen med den farve, du ønsker. Derefter kan du administrere disse noter, som det passer dig.
12. Kan jeg oprette en distributionsliste?
Ja, det er en meget praktisk mulighed at undgå at skulle tilføje de samme afsendere som altid til en e-mail eller distributionsliste. Vælg navnet på din kontaktgruppe inden for navneområdet .
Derefter bliver du nødt til at vælge de forskellige medlemmer. Du kan gøre det fra kontaktbogen. Gem derefter og luk. Din distributionsliste er allerede oprettet, og du kan sende de almindelige meddelelser, du ønsker .
13. Hvordan spares plads?
Trægheden fra dag til dag gør, at beskederne akkumuleres mange gange. Inden for filafsnittet har du forskellige muligheder, som du kan se ved at klikke på knappen Rengøringsværktøjer. Her finder du Mailbox Cleanup, Empty Deleted Items folder og Archive . Brug dem regelmæssigt for at holde alt i orden.
14. Kan jeg bruge Gmail i Outlook?
Svaret er ja. Og det vil være nyttigt, hvis du foretrækker at bruge Outlook til at blive organiseret. Åbn Gmail, og klik på sektionen Indstillinger. Vælg derefter Aktiver IMAP i fanen Videresendelse og POP / IMAP-mail . Gem ændringerne.
Derefter skal du få adgang til din e-mail og indtaste de oplysninger, der svarer til kontoen. Du har de data, du har brug for nedenfor. Få adgang til kontoindstillinger i File for at indtaste dem og begynde at nyde din Gmail-e-mail i Outlook.
15. Hvordan laver jeg en sikkerhedskopi af mine e-mails?
Sikkerhedskopier er vigtige, hvis vi vil bevare de vigtigste e-mails. Især hvis vi bruger dem til arbejde. Vælg Filer> Åbn> Importer. Vælg indstillingen Eksporter en fil. Vælg Outlook-datafil (.pst), og klik på Næste.
Vælg den konto / mappe, du vil sikkerhedskopiere, vælg en placering til arkivering af filen, og klik på OK. Du kan også beskytte den med adgangskode.
16. Hvordan oprettes skabeloner?
Åbn en ny besked, og skriv den ønskede skabelon. Det skal være en tekst, du sender ofte, og som du i denne forstand ikke behøver at gentage. Når du er færdig, skal du vælge Filer> Gem som> Gem som type> Outlook-skabelon . Indtast et skabelonnavn, og gem.
For at bruge skabelonen skal du i Outlook gå til Hjem> Ny> Nye emner> Flere emner og vælge formular . Tryk på Kig ind> Brugerskabeloner i filsystemet. Du vil se, at skabelonmappen åbnes, og at du skal redde den mest passende. Vælg Åbn, tilføj modtager og send.
17. Hvordan holder man dagsordenen mere synlig?
Outlook-kalenderen er meget nyttig, men for at få adgang til den skal du søge noget. En interessant mulighed er at downloade denne tilføjelse, som giver dig mulighed for at installere dagsordenen som din computers tapet . På denne måde vil du have alle aftaler og opgaver i betragtning. Det hedder Outlook On Desktop og skal downloades som en ekstra.
18. Kan jeg gruppere beskederne?
Med Gmail er vi vant til at se meddelelser grupperet efter samtaler. Heldigvis i Outlook kan du gøre det samme. For at gruppere dine beskeder skal du gå til fanen visning og vælge indstillingen Vis som samtaler. Inde kan du "Organisere efter" og vælge forskellige måder at konfigurere dine e-mails på.
19. Kan jeg konfigurere forskellige visninger?
Selvfølgelig. Outlook giver dig mulighed for at konfigurere visningerne i din e-mail-indbakke, som du ønsker. Så du kan beslutte, om du vil se en forhåndsvisning af meddelelserne, vælge ikke at åbne dem eller vælge en lodret visning til højre, venstre eller vandret. Indstillingerne er flere, så for at teste den konfiguration, der bedst passer til din arbejdsrytme, er det bedst at få adgang til visningssektionen.
20. Hvad hvis jeg kun vil modtage underretninger om de vigtigste meddelelser?
Hvis du er to, der modtager snesevis og snesevis af meddelelser om dagen, kan det være interessant at konfigurere en mulighed for kun at modtage de vigtigste meddelelser. Gå til Filer> Mail, og gå til sektionen Ankomst af meddelelsen. Vi anbefaler, at du konfigurerer dette afsnit, så det kun modtager underretninger om, hvad der interesserer dig. På samme tid har du mulighed for at konfigurere, hvordan du vil have skrivebordsadvarsler.