Word -tekstbehandleren er en af de mest anvendte, hvad enten det er til pc- eller Mac-computere. Det tilrådes ikke altid at lade et dokument være åbent, så alle kan læse det og ændre teksten. For at undgå dette kan brugeren beskytte det med en adgangskode . Det er en meget enkel og hurtig procedure at gennemføre, som kan gøres på tidspunktet for oprettelse af dokumentet eller senere. En anden mulighed er at bruge et kodeord for at forhindre andre brugere i at ændre dokumentformatet ; denne måde kan det gå gennem flere hænder uden at dets udseende ændres.
Før vi begynder, et par generelle advarsler. Det er vigtigt at huske adgangskoden , for hvis den glemmes, er det ikke muligt at gendanne den. Systemet bruger adgangskoder på otte eller flere tegn; faktisk anbefales det at arbejde med sætninger på fjorten tegn eller mere. Det er også en god ide at kombinere tal, symboler og store og små bogstaver i samme adgangskode. Sådan beskyttes et dokument med adgangskode i Microsoft Word 2007 .
For at indstille en adgangskode til et dokument med Word 2007 er den første ting at åbne det. For det andet skal du klikke på den cirkulære Microsoft Office-knap , der er placeret i øverste venstre hjørne, og klikke på Gem som . I popup-vinduet skal du vælge Værktøjer og derefter Generelle indstillinger . Der er to muligheder: Åbn adgangskode (for at åbne dokumentet) og Skriv adgangskode(for at gemme ændringerne i dokumentet). Den åbne adgangskode er den mest sikre, fordi den bruger avanceret kryptering. På den anden side er skriveadgangskoden designet, så du kan samarbejde med indholdsanmeldere ved udarbejdelsen af dokumentet; kun dem, der har tilladelse, kan gemme ændringerne. Brugeren kan tildele begge adgangskoder til det samme dokument; idealet er, at de er forskellige. Du kan markere afkrydsningsfeltet Anbefalet skrivebeskyttet for at forhindre, at indholdsanmeldere ved et uheld ændrer filen. Derefter skal du klikke på OK . Bagefter skal du indtaste adgangskoderne igen for at bekræfte dem og klikke på OK . Klik derefter på Gem. For at afslutte spørger systemet, om brugeren ønsker at erstatte det eksisterende dokument, og det er nødvendigt at klikke på Ja .
På den anden side er det muligt at begrænse formatændringer . For at gøre dette skal du vælge fanen Gennemse , og i gruppen Beskyt dokument (til højre for toppen) skal du vælge indstillingen Begræns formatering og redigering . I afsnittet Formateringsbegrænsninger i opgaveruden skal du vælge Beskyt dokument og markere feltet Begræns formatering til et udvalg af typografier. Klik derefter på Indstillinger for at angive de typografier, som andre brugere kan ændre eller anvende. Inden for stilarter er det nødvendigt at sikre, at afkrydsningsfeltet forBegræns formatet til et udvalg af stil . Derefter skal du aktivere afkrydsningsfelterne ud for hver af de typografier, du vil tillade i dokumentet. Inden for Format skal du også aktivere de eksisterende afkrydsningsfelter ud for de ønskede formattyper. Klik derefter på OK .
Det kan ske, at der vises en meddelelse, der advarer om, at dokumentet kan indeholde formateringstyper eller typografier, der ikke understøttes. I så fald er der to muligheder. Den første er at klikke på Ja for at fjerne de ikke-understøttede typografier og formater. Den anden er at klikke på Nej for at beholde dem; Dette betyder, at andre brugere ikke kan bruge dem, når de redigerer dokumentet.
Det næste trin er at åbne sektionen Start for at anvende og klikke på Ja, anvend beskyttelsesmulighed . For at tildele den adgangskode, der forhindrer fjernelse af beskyttelse, skal du skrive den i feltet Indtast den nye adgangskode og derefter bekræfte den.