Ønsker du, at din computer skal arbejde for dig, mens du er på ferie? Du kan muligvis ikke få ham til at udføre alle opgaverne, men det kan hjælpe dig med at hvile mere fredeligt. Hvis du tager på tur (noget ganske almindeligt på denne tid af året), kan du automatisk underrette dem, der sender dig e-mails. På denne måde, når du sender dig en besked, modtager de et svar med den tekst, du vælger. Men det kunne være noget som " Jeg er væk på ferie indtil i dag" ¦ I mellemtiden kan du kontakte "¦ "
Nå, det vil tage et par minutter at gøre det. Men på denne måde kan du nyde resten med roen at lade alt være bundet og godt bundet. Følg bare de næste trin ”¦
Hvis du arbejder i et firma, der har en avanceret mailtjeneste, har du muligvis allerede en mulighed oprettet til dette formål. Ved hjælp af det mest populære e-mail-program, Microsofts Outlook, findes denne mulighed i menuen Funktioner og kaldes "Out of Office Assistant." Hvis dette er din sag, er processen meget enklere og mere automatisk.
Hvis denne indstilling ikke vises i menuen Funktioner, kan du også nyde den. Selv om det i dette tilfælde skal præciseres, at meddelelsen kun sendes automatisk, når du downloader e-mailen fra Outlook og på den samme computer, som du har programmeret den.
Før du går, skal du følge følgende trin for at generere dette automatiske svar:
1) Skriv meddelelsen om automatisk svar . Du opretter en ny besked (vælg Ny i værktøjslinjen eller skriv Ctrl + U) og skriv både emnet og selve meddelelsen, der sendes til alle de mennesker, der skriver til dig under dit fravær. For eksempel kan vi sætte noget i retning af ” Fra 1. august til 15. august vil jeg være ude af kontoret til ferie. Af denne grund har jeg begrænset adgang til min e-mail. Hvis det er en presserende sag, bedes du kontakte Mr. Pérez på telefon XXX eller via e-mail "¦ "
Når beskeden er skrevet (glem ikke at sætte et emne, såsom "automatisk svar" "fraværende til ferie"), gem ændringerne. Denne meddelelse går til mappen Kladder. Åbn den mappe, vælg meddelelsen (åbn den ikke, vælg den bare med venstre museknap), og gå til menuen Filer og vælg "Gem som" ¦ "
En dialogboks vises, hvor du kan vælge et filnavn og en udvidelse. Vælg et navn, som du senere vil huske. Det er vigtigt, at du vælger "Outlook-skabelon" i indstillingen "Gem som type". Du giver det for at gemme og gå til næste afsnit.
2) Opret en regel i dit e-mail-program . En regel er en automatisk adfærd, som programmet udfører, når det modtager eller sender en bestemt besked. Dette fungerer for dette trick, men også for mange andre muligheder. Slet f.eks. Automatisk eller gem meddelelser fra en person eller med en bestemt tekst i emnet i en mappe.
Vælg "Regler og alarmer" i menuen Funktioner. Tryk på knappen "Ny regel", og vælg følgende muligheder "Start fra en tom regel" og "Kontroller meddelelser, når de ankommer". Klik på Næste.
I trin 1 skal vi vælge betingelserne. Vi vil forklare betingelserne for at vælge, så meddelelsen når ud til alle, men hvis du kun vil sende denne feriemeddelelse til bestemte mennesker, skal du bare vælge andre muligheder for at personalisere processen. Vælg "hvor mit navn er i feltet Til eller CC" og klik på Næste. I det andet vindue skal du vælge "svar ved hjælp af en bestemt skabelon". Og klik på sætningen "en bestemt skabelon" for derefter at vælge den skabelon, du lige har oprettet. Hvis det ikke vises i vinduet, vælger vi i rullemenuen "Søg i" "Brugerskabeloner i filsystemet".
Klik på Åbn og derefter på Næste for at gå til undtagelsesvinduet. Her kan du tilpasse nogle undtagelser baseret på mange variabler. Når du er færdig, skal du klikke på Næste. Tildel til sidst et navn til reglen, og vælg at aktivere det nu eller ej. Hvis du stadig ikke vil aktivere det, kan du gøre det senere. Til sidst skal du klikke på Udfør.
3) Vi tager på ferie . Nu er det tid til at aktivere den regel, du lige har oprettet. Gå tilbage til menuen Funktioner, og vælg "Regler og alarmer". Den oprettede regel skal vises her. For at aktivere det skal du bare vælge det i feltet til venstre for linealen. Tryk på OK og tag kufferterne. Fra nu af, når du opretter forbindelse til e-mailen, sender du automatisk feriebeskeden til alle, der skriver dig på disse datoer.
Lær mere om, hvordan du bruger Out of Office Assistant på denne side fra Microsoft.